Behandling av personopplysninger

Sist oppdatert: 19:08 24.05.2018

Her finner du informasjon om hvilke personopplysninger IAESTE Norge innhenter, og hva vi gjør for å ivareta personvernet.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. Eksempler på typiske personopplysninger som vi behandler, er navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer og e-postadresse.

Vi har ansvar for behandlingen av personopplysninger som vi behandler. Vi synes det er viktig at du vet hvilke opplysninger vi innhenter, og hva vi gjør for å ivareta ditt personvern.

Nedenfor ser du hvilken informasjon vi samler inn og bruker, hvorfor og hvordan vi innhenter den og hvordan vi beskytter den.

1. Om IAESTE A.s.b.l. og IAESTE Norge

IAESTE A.s.b.l.

International Association for the Exchange of Students for Technical Experience, Association sans but lucratif (non-profit association), kjent som IAESTE A.s.b.l. er en sammenslutning av nasjonale komiteer som representerer faglige, industrielle og studentinteresser.

IAESTE A.s.b.l. hjelper studenter, arbeidsgivere og akademiske institusjoner gjennom karrierefokuserte profesjonelle internships i utlandet, sosiale og interkulturelle mottaksprogrammer, og internasjonalt nettverk i over 80 land over hele verden.

IAESTE A.s.b.l. sitt mål er å tilby arbeidsgivere kvalifiserte og motiverte praktikanter, å være en kilde til kulturell berikelse for praktikantene og deres vertssamfunn, samt å gi studentene teknisk erfaring med relevans for deres studier.

IAESTE Norge

IAESTE Norge består av syv lokale komiteer ved 7 norske universiteter. IAESTE Norge arrangerer årlig karrieredagen IAESTEs Næringslivsdager, et arrangement rettet mot studenter ved norske studieinstitusjoner. I tillegg til dette tar vi årlig i mot praktikanter, samt bistår norske studenter i å dra på praktikantjobb i andre IAESTE land.

2. Rammene for IAESTE Norge behandling av personopplysninger

Vi behandler personopplysningene dine innenfor rammen av gjeldende norsk lov og forskrift. Personopplysninger hentes inn når det er nødvendig for at vi skal kunne utføre de oppgaver og tjenester vi er pålagt å utføre i henhold til lov og/eller avtale. Ved søknad om internship vil nødvendige personopplysninger bli delt med gjeldene IAESTE land hvor personvernlovgivningen i det landet gjelder.

Når vi bruker uttrykket «behandling» av personopplysninger, betyr det enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter.

All behandling av personopplysninger krever at det finnes et lovlig grunnlag for behandlingen. Hvis det ikke foreligger annet lovlig grunnlag, for eksempel at det er inngått en avtale som gjør det nødvendig å behandle visse personopplysninger, vil vi alltid be om ditt samtykke før vi behandler personopplysningene dine.

3. Formålene med behandling av personopplysninger

Formålet med vår behandling av dine personopplysninger er først og fremst å administrere forholdet mellom deg og IAESTE Norge og slik annen behandling som er nødvendig for å oppfylle de forpliktelser vi har påtatt oss overfor deg som bruker. Vi behandler også personopplysninger i den grad lovgivningen påbyr eller gir adgang til det, eller i tilfeller hvor du har samtykket til den aktuelle behandling.

Utover dette behandler vi personopplysninger blant annet i forbindelse med regelmessig testing og oppdatering av drifts- og sikkerhetssystemene i kunde- og datasystemene våre (se punkt 8).

4. Om hvilke personopplysninger som behandles

All personopplysning være mottatt direkte fra deg.

Opplysninger vi behandler, kan blant annet omfatte: navn, adresse, e-post, telefonnummer, fødselsdato, personnummer, pass, interesser, arbeidsområder, stilling, arbeidsgiver, curriculum vitae, jobbsøknad, karakterutskrift og hvilke av våre jobber du har søkt eller er interessert i.

5. Utlevering av personopplysninger til tredjeparter

Hvis det foreligger lovbestemt opplysningsplikt overfor offentlige myndigheter, vil de aktuelle personopplysningene bli overlevert i henhold til myndighetens krav. Relevante personopplysninger kan også utleveres til selskaper/organisasjoner som vi samarbeider med, så vel innenfor som utenfor EØS- og EU-området, for at vi skal kunne utføre de oppgaver og tjenester vi er pålagt å utføre i henhold til lov eller avtale. Personopplysningene dine vil ikke under noen omstendighet blir overført uten at det er inngått nødvendige avtaler som sikrer at dine rettigheter ivaretas. Ved overføring til land utenfor EU/EØS som ikke EU-kommisjonen har godkjent, vil vi sørge for at overføringen skjer i medhold av garantier fra mottaker.

6. Bedriftsregister

Bedriftsregisteret inneholder opplysninger om bedriften som selskapsnavn, adresse og informasjon om kontaktperson hos bedriften, og hvilke tjenester og produkter bedriften har avtale om.  

7. Samtykke

Der vi baserer vår behandling av personopplysninger på ditt samtykke, vil det fremgå klart av samtykkeerklæringen for hvilket eller hvilke formål samtykket er innhentet. Du står fritt til å bestemme om du vil samtykke eller ikke, og kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake.

8. Systemtesting og kvalitetssikring

Dine personopplysninger blir håndtert av flere IT-systemer, alle utviklet for spesifikke og nødvendige operasjonelle formål. For å sikre både tilfredsstillende driftsstabilitet og ikke minst informasjonssikkerhet er det nødvendig å foreta regelmessige oppdateringer, testing, feilsøking etc. I den forbindelse kan det bli foretatt kloning av data og duplisering av enkeltsystemer. Dette vil foregå i et sikret, dedikert miljø, slik at operasjonene ikke påvirker den daglige driften av hovedsystemet. All informasjon som vi behandler som ledd i intern systemtesting og kvalitetssikring eller liknende, er underlagt de samme krav til informasjonssikkerhet og strenge rutiner som når opplysningene blir behandlet ellers. Ingen kopier eller back-up av personopplysninger blir lagret lenger enn nødvendig.

9. Innsyn og retting

Etter personopplysningsloven har du krav på innsyn i de opplysninger vi har registrert om deg. Dersom de registrerte opplysningene er uriktige eller ufullstendige, kan du kreve at opplysningene oppdateres. Se kontaktinformasjon nedenfor om du ønsker å benytte deg av noen av disse rettighetene.

10. Oppbevaring og sletting

Vi sletter dine personopplysninger som ikke lenger er nødvendige ut fra det formål de er lagret for. Vi lagrer personopplysninger i henhold til den enhver tid gjeldende lovgivning.

11. Bruk av cookies

Vi bruker cookies på våre nettsider for at besøksstatistikken skal være pålitelig og for å øke funksjonaliteten på våre sider. Her kan du lese mer om vår bruk av cookies og hvordan du selv kan styre bruken.

12. Spørsmål eller klage

Dersom du har spørsmål til vår behandling av personopplysninger eller mener at vi ikke oppfyller våre forpliktelser overfor deg med hensyn til hvordan vi behandler personopplysningene dine, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss (se kontaktinformasjon nedenfor). Du har også rett til å klage til Datatilsynet: https://www.datatilsynet.no/, men vi oppfordrer deg til å ta kontakt med oss først.

13. Behandlingsansvarlig og kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig

IAESTE Norge er behandlingsansvarlig eller databehandler for de dataene som behandles.

Kontaktinformasjon

Nasjonal leder IAESTE Norge: ns@iaeste.no
IAESTE Norge, Internasjonal seksjon, O. S. 3 Bragstads plass, N-7491 Trondheim, Norge